Pourquoi opter pour le télésecrétariat médical

Un médecin qui travaille seul ne va pas le nier : la gestion du cabinet est bien complexe. Parfois, les tâches administratives prennent toute une matinée, ce qui empêche de se consacrer pleinement aux soins des patients. Pourtant, un médecin ne peut vraiment pas laisser le téléphone sonner, car c’est peut-être une urgence. Dans ce cas, le télésecrétariat médical ne serait-ce pas une bonne idée ?

Le télésecrétariat médical, kesako ?

Son appellation doit déjà vous donner une idée de ce que c’est. Le télésecrétariat médical est un service de secrétariat externalisé. Le prestataire ou la télésecrétaire est une personne qui s’y connaît dans le milieu médical. Sa principale mission tourne autour de l’accueil téléphonique des patients. En même temps, il peut aussi gérer le planning du médecin et les rendez-vous. On peut aussi lui confier le renvoi d’appels sur le numéro personnel du médecin en cas d’urgence. À la différence de la secrétaire qui travaille au cabinet, la télésecrétaire ne peut pas s’occuper des comptes rendus des consultations.

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Les avantages du télésecrétariat médical

De par les missions qu’on peut confier à la télésecrétaire médicale, vous, médecin, devez déjà savoir qu’externaliser son service de secrétariat peut déjà alléger votre quotidien. Si vous hésitez encore, voici les principaux avantages d’opter pour le télésecrétariat médical :

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  • Pour se concentrer plus sur son vrai métier : combien d’appels par jours recevez-vous dans votre cabinet ? Vous ne le comptez pas : parfois, il peut y en avoir beaucoup et d’autres jours, aucun appel. En tout cas, en confiant l’accueil téléphonique à une télésecrétaire médical, vous n’aurez plus à interrompre une consultation pour un simple appel demandant vos horaires d’ouverture. Vous pourrez ainsi vous concentrer pleinement à soigner vos patients,
  • Pour ne plus être interrompu pendant les consultations : on comprend le fait que vous ne voulez pas être dérangé pendant la consultation, ceci fait que vous laissez le téléphone sonner. Cependant, vous pouvez être rongé par la crainte de l’urgence. Même si vous ne décrochez pas, le patient peut lire cette gêne et cette crainte sur votre visage et pour lui, ceci peut être traduit par un manque de professionnalisme,
  • Pour avoir un service réactif et bienveillant : votre manque de temps fait que parfois, vous répondez par « je vous appellerai plus tard ». Si vous avez une télésecrétaire médicale, vous pouvez avoir un service client réactif et bienveillant. La télésecrétaire répondra à tous les appels, que ce soit des demandes d’informations ou de rendez-vous.

Vous pouvez vous dire qu’une télésecrétaire classique peut bien répondre aux appels. Notez toutefois que la télésecrétaire médicale s’y connaît en milieu médical et elle a été formée pour cette mission. Ceci dit, elle saura répondre aux demandes des patients et surtout, elle saura les rassurer. En cas d’urgence médicale, elle saura également réagir correctement. Comme elle travaille à distance, vous pourrez diminuer les coûts dans votre cabinet. Vous n’aurez pas non plus à aménager l’espace pour accueillir l’espace de travail de cette secrétaire.

Comment fonctionne le télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical est une solution pratique pour les médecins qui cherchent à alléger leur charge de travail administrative. Mais comment ça fonctionne ?

Le principe du télésecrétariat médical repose sur la délégation des tâches administratives à distance, via internet ou téléphone. Il s’agit d’un service externalisé qui permet aux praticiens de confier l’accueil des patients et la gestion de leur agenda à une entreprise spécialisée dans le domaine.

Les secrétaires médicales travaillant pour ces entreprises sont formées aux spécificités du secteur médical et connaissent parfaitement les termes techniques utilisés par les professionnels de santé. Elles peuvent ainsi répondre aux appels des patients, prendre en charge la prise de rendez-vous, transmettre les messages urgents ou encore gérer le suivi des dossiers médicaux.

Pour bénéficier du service de télésecrétariat médical, il suffit au praticien de souscrire un abonnement auprès d’une entreprise spécialisée dans ce domaine. Une fois que l’abonnement est validé, le médecin peut communiquer ses disponibilités et ses consignes à son équipe dédiée. L’équipe prendra ensuite en compte toutes ces informations pour organiser l’agenda du professionnel afin qu’il puisse optimiser son temps lorsqu’il sera présent sur place.

En cas d’appel entrant pendant une consultation en face-à-face avec un patient, la télésecrétaire prendra alors contact avec ledit patient pour proposer un rappel ultérieur. Une assistance permanente est offerte par la société prestataire durant toute sa période contractuelle. Si le patient a besoin d’informations sur les horaires de consultation ou pour un autre sujet non médical, il bénéficiera aussi d’un suivi personnalisé.

Le télésecrétariat médical est particulièrement apprécié des médecins qui ont une activité très chargée et ne peuvent pas gérer seuls leur agenda. Cette solution externalisée permet aux praticiens de se concentrer sur leur cœur de métier tout en offrant à leurs patients un service plus efficace et réactif. Notez que le coût du service varie en fonction des prestataires mais reste généralement abordable pour une qualité élevée.

Les critères à prendre en compte pour choisir son télésecrétaire médical

Le choix d’un télésecrétaire médical est une étape importante pour tout praticien qui souhaite externaliser la gestion administrative de son cabinet. Voici les critères à prendre en compte pour faire le bon choix.

Vous devez vérifier que l’entreprise prestataire dispose des compétences requises dans le domaine médical. Les secrétaires dédiées doivent être formées aux spécificités du secteur et être capables de comprendre les termes techniques utilisés par les professionnels de santé.

Vous devez vous assurer que l’équipe dédiée sera disponible pendant les horaires d’ouverture du cabinet. Effectivement, si la télésecrétariat doit répondre aux appels des patients lorsque le médecin n’est pas présent sur place, elle doit aussi pouvoir gérer efficacement toutes les demandes urgentes ou non urgentes.

La qualité du service clientèle proposé par le prestataire doit aussi être prise en compte avant toute souscription. Il faut choisir un partenaire fiable et réactif qui saura apporter une réponse adaptée aux besoins des patients.

Le coût du service est aussi un élément primordial à considérer lorsqu’on choisit un télésecrétaire médical. Les prestataires proposant ce type de services facturent généralement leurs clients au forfait ou selon un tarif horaire prédéfini et vous devez vous assurer qu’ils sont conformément alignés avec vos propres budgets prévisionnels alloués à cet effet.

Pour finir, vous devez vérifier que le télésecrétariat médical proposé par le prestataire est compatible avec votre logiciel de gestion de dossier médical. Effectivement, vous devez accéder rapidement aux informations administratives et médicales relatives à vos patients.

Opter pour un télésecrétariat médical peut être une décision judicieuse pour les professionnels de santé qui souhaitent se concentrer sur leur cœur de métier tout en offrant à leurs patients un service de qualité. Vous devez être vigilant lors du choix du prestataire afin d’assurer la qualité et l’efficacité du service rendu.